Emmet Flow
Emmet Flow (Business und Standard)
PDF- und PDF/A- Dokumente erstellen und in automatisierte Arbeitsabläufe integrieren
Herausforderung
Wenn Prozesse digitalisiert werden geschieht das häufig über Dokumente. Diese können für den Benutzer lesbar sein, aber auch als nur maschinenlesbare Information vorliegen.
In der Praxis hat sich das PDF-Format als Träger von Informationen weitgehend etabliert und durchgesetzt.
Das 'Portable Document Format' ist ISO zertifiziert und als Spezifikation offengelegt. Neben lesbarem Text kann es auch maschinenlesbare Informationen einbetten, was beispielsweise in elektronischen Rechnungsabläufen genutzt wird. Beispiele hierfür sind ZUGFeRD, I-Invoicing und XRechnung wobei das PDF-Dokument quasi als Container genutzt wird.
Die Erstellung von definierten und unternehmensweit einheitlicher PDF-Dokumenten kann mit der Komponente EmmetFlow von XREVISION erfolgen. EmmetFlow ist ein programmierbarer und durch Plug-Ins erweiterbarer virtueller Druckertreiber.
Virtuell heißt hier - es wird nicht auf Papier sondern in eine Datei gedruckt.
Was danach mit der Datei erfolgt das bestimmt der jeweils integrierte Workflow von e-mail bis Signatur ist alles möglich.
Eine Qualitätskontrolle kann über den integrierten Viewer erfolgen (keine Acrobat Abhängigkeit).
Es sind zwei Versionen von EmmetFlow verfügbar:
- eine einfache Desktop Version mit integriertem FTP- und Mail-Client
- eine universelle Desktop Version, die zusätzlich die Ausgabe des Formates PDF/A für Archivierung erzeugt, standardmäßig FTP- und Mail-Client enthält und optional mit einer Signaturkomponente erweitert werden kann
Praxiserprobte Plug-In Erweiterungen und Anwendungen
- Aufbringen von Barcode, Wasserzeichen und Text
- Automatisierter Versand des PDF-Dokumentes bei Erkennen einer gültigen e-Mail Adresse
- Verteiltes Drucken (z. B. erste Kopie lokal, zweite Kopie in DMS/ECM System, dritte Kopie direkt in Langzeitarchiv
- Integration eines Alt-Systems (z. B. DOS-Anwendung) in eine moderne Anwendung (z. B. FiBu)
- Hinzufügen von AGB's an Rechnungen
- Unternehmensweite Migration auf ein einheitliches Erstellungstool
- Direktablage von Office-Dokumenten in SAP und andere ERM Systeme
